mezzo logo
management+advies
kikker met stapel boeken

Werkdruk in je team? Best wat aan te doen

Druk, druk, druk. Bijna het standaardantwoord wanneer ik de vraag stel ‘Hoe is het?’ Nu kom ik in organisaties binnen, op een moment dat er een probleem is dat moet worden opgelost. Dat geeft meer werkdruk. Er gaat energie naar het ‘gedoe’, waardoor er minder tijd overblijft om het werk te doen. Ik hoor daarom vaak klachten over werkdruk. En aan werkdruk, is best wat te doen.

En je moet er wat aan doen, want langdurige werkdruk vermindert het werkplezier van medewerkers en kan in het uiterste geval leiden tot uitval. Voor niemand goed: niet voor de medewerker die uitvalt, niet voor de collega’s die het werk moeten opvangen en niet voor de organisatie die minder goed gaat presteren.

Aan de slag met werkdruk

Bij één van de organisaties kwam de werkdruk erg nadrukkelijk naar voren. Daar ging ik mee aan de slag. Eerst in gesprek met medewerkers om te achterhalen waardoor die ervaren werkdruk wordt veroorzaakt. Alleen al het met elkaar praten over de taken, helpt een medewerker om zijn werk te prioriteren. Ik vraag me ook af of een medewerker misschien nog moet leren. Het is dan niet zo gek dat hij door gebrek aan routine met z’n tijd in de knoei komt. Of zijn er meerdere nieuwe, maar wel ervaren medewerkers in het team? Dan kan het noodzakelijke afstemmen van werkwijzen extra tijd kosten.

Werkdruk is subjectief

Daarnaast hebben medewerkers ook verschillende persoonlijkheden: de ene kan goed grenzen stellen, de ander is misschien te hulpvaardig. Wordt een medewerker onrustig van de berg werk of relativeert hij makkelijk? Hoe gaat hij om met druk? De ene gaat er even tussen uit voor een wandelingetje of een praatje met een collega. De ander blijft achterelkaar doorwerken.

Allemaal verschillende oorzaken, waardoor werkdruk wordt ervaren. Door in gesprek te gaan en medewerkers te coachen, ontstaat er meer rust, focus en werkplezier.

En als dat niet genoeg is?

Maar, het kan zijn dat deze interventies te weinig resultaat opleveren, omdat er gewoon te veel werk is voor een medewerker of voor een team. Dan is het zaak om inzichtelijk te maken wat de hoeveelheid werk daadwerkelijk is. Bij deze organisatie heb ik zogenaamde werkdruksessies geïntroduceerd. Bij deze sessies kijk ik wat vanuit de strategie en teamdoelen de resultaten van het team moeten zijn en hoeveel tijd daarvoor beschikbaar is. Samen met medewerkers gaan we systematisch ontrafelen wat medewerkers doen of (niet) zouden moeten doen. Uit deze sessies kan bijvoorbeeld komen dat een medewerker taken oppakt die bij iemand anders horen, waardoor hij in tijdnood komt. Of hij doet iets wat bij nader inzien geen toegevoegde waarde heeft. Het kan ook zijn dat er door de drukte taken niet (goed) worden uitgevoerd die wel degelijk belangrijk zijn.

Na deze sessies zet ik de resultaten op papier waarbij helder geformuleerd staat wat de keuzes en de consequenties zijn. In de sessies kan worden ingeschat dat uitbreiding van de formatie nodig is om al het werk uit te voeren dat nodig is. Omgekeerd betekent dit, wanneer niet gekozen wordt voor meer formatie, de consequentie is dat niet al het werk kan worden uitgevoerd. Het team geeft aan welk deel van het werk later, of (tijdelijk) niet meer wordt gedaan. Helder wordt welke gevolgen dit heeft voor de resultaten van het team en de uitvoering van het jaarplan.

De volgende stap is een gesprek met het directie/bestuur. Met dit document in de hand kan met hen concreet het gesprek worden gevoerd. Welke keuzes gaan we maken die goed zijn voor het team, de organisatie en de klant. Naast het feit dat nu inzichtelijk wordt wat de oorzaak is van de werkdruk, neem je door deze aanpak medewerkers serieus en wordt hun signaal, dat de werkdruk te hoog is, gehoord.

Wat het besluit van ‘hogerhand’ ook wordt, het team heeft zelf het initiatief genomen om de werkdruk op de agenda te zetten en oplossingen aan te gedragen. Dat doet een team goed en verhoogt het werkplezier.

Kortom, geef aandacht aan signalen van werkdruk en ga er samen mee aan de slag!

Meer informatie

Wil je meer informatie of verder praten? Bel of mail me 06 24946450 jeannette@mezzo-management.nl

.

Terug naar de Blogs.